1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

2. ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ ПРОГРАММЫ

1. Формирование навыков осуществления качественного взаимодействия с руководителем организации.
2. Развитие умения проведения анализа информации и подготовки информационно-аналитических материалов.
3. Формирование навыков подготовки и организации деловых мероприятий.

3. ПЛАНИРУЕМЫЕ РЕЗУЛЬТАТЫ ОБУЧЕНИЯ

4. УЧЕБНЫЙ ПЛАН

дополнительной профессиональной программы

повышения квалификации «Помощник руководителя»

5. КАЛЕНДАРНЫЙ УЧЕБНЫЙ ГРАФИК

дополнительной профессиональной программы повышения квалификации «Помощник руководителя»

6. РАБОЧИЕ ПРОГРАММЫ УЧЕБНЫХ МОДУЛЕЙ

6.1. Рабочая программа

Модуля 1. Помощник руководителя в структуре организации

6.2. Рабочая программа

Модуля 2. Организация работы руководителя и офиса

6.3. Рабочая программа

Модуля 3. Особенности управленческого документооборота

6.4. Рабочая программа

Модуля 4. Деловая переписка

6.5. Рабочая программа

Модуля 5. Нормы делового общения

6.6. Рабочая программа

Модуля 6. Особенности организации, проведения и этикета некоторых мероприятий

7. ОЦЕНКА КАЧЕСТВА ОСВОЕНИЯ ПРОГРАММЫ

8. ПРОГРАММА ИТОГОВОЙ АТТЕСТАЦИИ ОБУЧАЮЩИХСЯ

Обучающиеся допускаются к итоговой аттестации после изучения разделов и тем программы в объеме, предусмотренном учебным планом программы.

Оценка качества освоения учебной программы проводится в процессе итоговой аттестации в форме зачета посредством прохождения тестирования.

Лицам, успешно освоившим программу и прошедшим итоговую аттестацию, выдаётся удостоверение о повышении квалификации установленного образца.

Лицам, не прошедшим итоговую аттестацию или получившим на итоговой аттестации неудовлетворительные результаты, а также лицам, освоившим часть программы и (или) отчисленным из образовательной организации, выдается справка об обучении или о периоде обучения по образцу, устанавливаемому организацией.

9. ОЦЕНОЧНЫЕ МАТЕРИАЛЫ

Примерные вопросы промежуточного теста:

Модуль 1. Помощник руководителя в структуре организации

1. Какая основная обязанность помощника секретаря руководителя?

a) Организация рабочего графика

b) Ведение документации

c) Управление проектами

d) Проведение переговоров

2. Какие навыки являются ключевыми для работы помощника секретаря руководителя?

a) Организационные навыки

b) Коммуникативные навыки

c) Финансовые навыки

d) Технические навыки

3. Какие программы и инструменты часто используются помощниками секретарей руководителей?

a) Microsoft Office

b) Google Suite

c) CRM-системы

d) Все вышеперечисленные

4. Какая основная функция календаря для помощника секретаря руководителя?

a) Планирование встреч и совещаний

b) Ведение списка контактов

c) Управление задачами

d) Организация поездок

5.Помощник руководителя относится к категории

a) руководители

b) специалисты

c) технические исполнители

Модуль 2. Организация работы руководителя и офиса

1.Прием посетителей – это

a)организационно-административная работа

b)творческая работа

c)техническая работа

d)вспомогательная работа

2. Какая основная задача помощника секретаря руководителя при работе с контрагентами?

a) Подготовка договоров и коммерческих предложений

b) Переговоры и заключение сделок

c) Управление отношениями с клиентами

d) Все вышеперечисленное

3. Какую роль играет помощник секретаря руководителя при обработке входящих звонков?

a) Фильтрация и направление вызовов

b) Ответы на общие вопросы клиентов

c) Запись заявок и сообщений

d) Все вышеперечисленное

4. Какие задачи может выполнять помощник секретаря руководителя в области управления персоналом?

a) Ведение кадровых документов

b) Организация обучения и тренингов

c) Проведение оценок и аттестаций

d) Все вышеперечисленное

5.Какую роль играет секретарь в поддержке организационного иерархического порядка?

a) Обеспечение своевременной передачи информации руководителю

b) Содействие поддержанию порядка и дисциплины в офисе

c) Принятие решений по компетенции руководителя

d) Обучение и руководство административным сотрудникам

Модуль 3. Особенности управленческого документооборота

1. Что включает в себя управленческий документооборот секретаря?

a) Работа с входящей корреспонденцией

b) Работа с исходящей корреспонденцией

c) Управление электронными документами

d) Организация встреч и деловых поездок

2. Какие основные принципы регулируют управленческий документооборот секретаря?

a) Принцип юридической обязательности

b) Принцип конфиденциальности

c) Принцип актуальности и достоверности

d) Принцип системности и стабильности

3. Каким образом секретарь должен обрабатывать входящую корреспонденцию?

a) Регистрация и нумерация входящих документов

b) Оценка степени срочности и важности документов

c) Распределение документов по исполнителям

d) Формирование отчетов и статистики

4. Какие функции выполняет секретарь при работе с исходящей корреспонденцией?

a) Подготовка проектов документов

b) Согласование и утверждение документов

c) Отправка документов получателям

d) Контроль исполнения задач, указанных в документах

5. Какие преимущества имеет электронный документооборот для секретаря?

a) Ускорение процесса обработки и передачи документов

b) Сокращение бумажных носителей информации

c) Лучшая организация и структурирование документов

d) Улучшение контроля и отчетности по документообороту

Модуль 4. Деловая переписка

1. Каким образом секретарь должен начинать деловое письмо?

a)"Приветствую!";

b)"Дорогой (имя получателя),";

c)"Здравствуйте,".

2. Какой должна быть структура делового письма?

a)Вступительная фраза, основная часть, заключительная фраза;

b)Только основная часть;

c)Только заключительная фраза.

3. Каким образом секретарь должен завершать деловое письмо?

a)"С наилучшими пожеланиями,";

b)"Жду вашего ответа,";

c)"До свидания!".

4. Каким образом секретарь должен формулировать деловую информацию в письмах?

a)Кратко и ясно;

b)Используя сложные термины и специфическую лексику;

c)Включать личные мнения и эмоции.

5. Каким образом секретарь должен прикреплять файлы к электронным письмам?

a)Прикреплять все файлы вместо вставки ссылки;

b)Использовать облачное хранилище и отправлять ссылки на файлы;

c)Не прикреплять файлы, а описывать их в тексте письма.

Модуль 5. Нормы делового общения

1.Каким образом секретарь должен отвечать на телефонные звонки?

a)Сообщать свое имя и приветствие, затем узнавать, к кому звонок;

b)Просто говорить "Здравствуйте!" и ждать, пока позвонивший назовет свою фамилию;

c)Отвечать только на звонки от известных номеров.

2. Какой должна быть одежда секретаря при выполнении офисных обязанностей?

a)Официальный и аккуратный стиль одежды;

b)Спортивный стиль одежды;

c)Без разницы, главное комфорт.

Вопрос 3. Каким образом секретарь должен подавать документы и сообщения своему начальнику?

a)Просто положить их на стол начальнику;

b)Отправить по электронной почте;

c)Постучаться в дверь и спросить, можно ли войти, затем вежливо передать документы или сообщение.

Вопрос 4. Каким образом секретарь должен встречать гостей в офисе?

a)Вежливо поприветствовать и указать им, где они могут ожидать;

b)Игнорировать, пока начальник не появится;

c)Позвать охрану и сообщить о появлении незнакомцев.

Вопрос 5.Как должен приветствовать секретарь посетителей, которые не представились?

a)Сказать "Пожалуйста, представьтесь";

b)Сказать "Здравствуйте, как вас зовут?";

c)Игнорировать, пока посетитель не представится.

Модуль 6. Особенности организации, проведения и этикета некоторых мероприятий

1. Кто обычно занимается подготовкой документов и материалов для совещаний или переговоров?

a)Руководитель;

b)Секретарь;

c)Специально нанятый организатор мероприятий.

2. Что включает в себя подготовка к совещанию или переговорам?

a)Подготовка повестки дня, подбор участников, рассылка приглашений и распределение материалов заранее;

b)Презентация своих идей на мероприятии;

c)Принятие решений в одиночку без предварительной подготовки.

3. Каким образом секретарь должен организовывать бизнес-ланчи или кофе-брейки?

a)Забронировать столик или заказать доставку еды, учесть предпочтения участников и предоставить им возможность отдохнуть и обсудить дела в неформальной обстановке;

b)Позвонить в ресторан и дать им свободный выбор;

c)Предполагать, что все участники принесут еду с собой.

4. Что нужно учесть при организации презентаций или выступлений?

a)Подготовить презентационные материалы, проверить работоспособность технических средств, узнать, нуждается ли кто-либо в помощи со связанными вопросами;

b)Позволить выступающим самим разобраться;

c)Не заботиться об участниках и их потребностях.

5. Каким образом секретарь должен обеспечивать хорошую организацию и проведение мероприятий?

a)Планировать, координировать и следить за ходом мероприятий, уделять внимание деталям и участникам;

b)Ничего не делать и полагаться на других;

c)Продемонстрировать свою важность и делегировать все обязанности другим.

Примерные вопросы итогового теста:

Итоговое тестирование

1.Кто должен регистрировать в СЭД исходящие документы?

A.Секретарь

B.Делопроизводитель

C.Исполнитель

2.Обязательны ли Правила регистрации документов для сотрудников организации?

A.Да

B.Да, если организация их утвердила

C.Нет, это рекомендательный документ

3.В каком документе описали правила заверения электронных копий?

A.ГОСТ Р 7.0.97 - 2016

B.Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах

C.В обоих документах

4.При оформлении дел на хранение что сделать желательно, но не обязательно?

A.Оформить обложки

B.Оформить листы - заверители

C.Оформить корешок для каждого тома

5.Какой знак используется между числами?

A.Среднее тире без пробелов — 2018–2019 г.

B.Среднее тире с пробелами — 2018 – 2019 г.

C.Дефис без пробелов — 2018 - 2019 г.

6.Где нельзя размещать фразу об ознакомлении работника с документом?

A.На лицевой стороне ниже реквизитов «Подпись», «Виза», «Гриф согласования документа»

B.На оборотной стороне документа в нижней части документа

C.На оборотной стороне документа в верхней части документа

7.С какой периодичностью эксперты рекомендуют проводить плановые вебинары для обучения сотрудников работе с документами?

A.Один раз в квартал

B.Ежемесячно

C.Два раза в месяц

8.К каким документам приложения оформляют как самостоятельный документ?

A.К организационным

B.К информационно - справочным

C.К распорядительным

9.Какое наименование организации указывают в реквизите «Адресат» в заявлении о замене части отпуска денежной компенсацией?

A.Полное

B.Сокращенное

C.Полное и сокращенное

10.Какой тип личности доминирует у идеальных помощников и секретарей?

D.DС или D - тип

A.SI или S - тип

B.SC или S - тип

11.К основным регламентирующим работу делопроизводителя документам относят:

A.квалификационный справочник должностей

B.табель унифицированных форм документов

C.инструкция по делопроизводству

12. Какой вид распорядительного документа издается единолично руководителем:

A.приказ

B.постановление

C.решение

D.распоряжение

13.К внутреннему документообороту относят

A.внешние докладные записки, справки

B.приказы, распоряжения организации

C.официальные письма

14.С какого момента распорядительный документ вступает в силу

A.с момента создания

B.с момента утверждения

C.с момента подписания

15.На каком документе нет грифа утверждения

A.положении

B.уставе

C.приказе

16.Текущий контроль осуществляется

A.в конце исполнения документов

B.в начале исполнения документов

C.в течение всего периода исполнения документов

17.Совокупность документов, связанных между собой называется

A.документооборот

B.документирование

C.дело

18.Документ, регламентирующий деятельность сотрудников организации

A.устав

B.должностная инструкция

C.приказ

19.Какое письмо заверяется печатью?

A.Гарантийное письмо.

B.Коммерческое предложение.

C.Письмо-просьба.

20.Сколько экземпляров приказа подписывает руководитель?

A.Два.

B.Один.

C.Несколько.

10. ОРГАНИЗАЦИОННО-ПЕДАГОГИЧЕСКИЕ УСЛОВИЯ РЕАЛИЗАЦИИ ПРОГРАММЫ

Лекционные занятия проводятся с целью теоретической подготовки слушателей. Цель лекции - дать систематизированные основы знаний по учебной теме, акцентировав внимание на наиболее сложных вопросах темы занятия. Лекция должна стимулировать активную познавательную деятельность слушателей, способствовать формированию самостоятельного мышления.

Выбор методов обучения для каждого занятия определяется преподавателем в соответствии с составом и уровнем подготовленности слушателей, степенью сложности излагаемого материала.

Реализация программы осуществляется с применением электронного обучения и дистанционных образовательных технологий.

Обучающимся предоставляется доступ (удаленный доступ) к современным профессиональным базам данных и информационным справочным системам, электронной библиотеке, состав которых определяется настоящей программой.

При осуществлении дистанционного обучения слушателям выдаются логин и пароль для вхождения на образовательную платформу, с помощью которой необходимо будет реализовывать требования программы.

Кадровые (педагогические) условия. Реализация программы обеспечивается педагогическими кадрами, имеющими соответствующее профессиональное образование и отвечающими квалификационным требованиям, указанным в квалификационных справочниках, и (или) профессиональным стандартам, в рамках изучаемого цикла.

Форма итоговой аттестации по дополнительной профессиональной программе повышения квалификации - зачет посредством выполнения практического задания.

Обучающийся допускается к итоговой аттестации после изучения учебных материалов в объеме, предусмотренном учебным планом.

Лица, освоившие дополнительную профессиональную программу повышения квалификации и успешно прошедшие итоговую аттестацию, получают документ установленного образца – удостоверение о повышении квалификации.

11. МАТЕРИАЛЬНО-ТЕХНИЧЕСКИЕ УСЛОВИЯ РЕАЛИЗАЦИИ ПРОГРАММЫ

11.1. Материально-техническая база образовательной организации оснащена необходимым оборудованием для доступа в интернет по выделенному каналу.

11.2. Образовательная организация имеет необходимое серверное оборудование, обеспечивающее функционирование электронной информационно-образовательной среды, и высокоскоростной канал доступа к электронной информационно-образовательной среде.

11.3. Обучение проводится посредством электронной образовательной среды (платформы) Skillspace — комплексное решение для онлайн-школ/

Для освоения образовательной программы обучающийся должен иметь доступ в сеть интернет, а также персональный компьютер или смартфон. Используемое для обучения программное обеспечение и техника обучающегося должны соответствовать следующим техническим требованиям:

• для персонального компьютера: процессор с частотой работы от 1.5ГГц, Память ОЗУ объемом не менее 4 Гб, Жесткий диск объемом не менее 128 Гб, Монитор от 10 дюймов с разрешением от 1440*900 точек (пикселей), ОС Windows 7+ или Mac OS X от 10.7+, Браузер Google Chrome последней версии.
• для смартфона: операционная система Android версии 5.0 и выше, а также ОС iOS версии 10.0 и выше. оперативная память от 1 гб и выше, экран от 720×1280 и выше, Браузер Google Chrome последней версии.

Каждый обучающийся обеспечен индивидуальным неограниченным доступом к электронной информационно-образовательной платформе из любой точки, в которой имеется доступ к информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» (далее – сеть «Интернет»).

Электронная информационно-образовательная среда образовательной организации обеспечивает:

• •доступ к настоящей Программе, видеоурокам, конспектам к каждому уроку в виде электронного файла в формате PDF, пошаговым инструкциям и дополнительным материалам;
• •формирование электронного архива выполненных работ и тестов обучающегося, в том числе сохранение оценок и комментариев менторов по этим работам и тестам.

При реализации настоящей Программы с применением исключительно дистанционных образовательных технологий и электронного обучения электронная информационно-образовательная среда образовательной организации дополнительно обеспечивает:

Фиксацию хода образовательного процесса, результатов выполнения домашних практических работ, выполнения тестов, предварительной аттестации и результатов освоения Программы:

• просмотр видеоуроков,
• процедуру оценки результатов обучения, реализация которых предусмотрена с применением исключительно электронного обучения.

Взаимодействие между участниками образовательного процесса посредством сети Интернет.

Функционирование электронной информационно-образовательной среды обеспечивается соответствующими средствами информационно-коммуникационных технологий и квалификацией лиц, ее использующих и поддерживающих.

Функционирование электронной информационно-образовательной среды соответствует законодательству Российской Федерации.

Совокупность информационных технологий, телекоммуникационных технологий, соответствующих технологических средств образовательной организации обеспечивает освоение обучающимися программы в полном объеме независимо от места нахождения обучающихся.

Образовательная организация обеспечена необходимым комплектом лицензионного и свободно распространяемого программного обеспечения, в том числе отечественного производства, которое подлежит обновлению при необходимости.

Реализация настоящей Программы обеспечивается педагогическими работниками и/или лицами, привлекаемыми образовательной организацией к реализации Программы на их условиях.

12. ИНФОРМАЦИОННЫЕ И УЧЕБНО-МЕТОДИЧЕСКИЕ УСЛОВИЯ

Список литературы:

Основная литература:

1.Лазарев К. Профессия – помощник руководителя. Приемы «высшего пилотажа»/ Альпина Паблишер — Москва, 2011

2.Гарипова Т. И. Идеальный бизнес-ассистент. Как найти и воспитать надежного помощника / Т. И. Гарипова — «Эксмо», 2021

Дополнительная литература:

1.Ан Лири Личный помощник с номером 900 / Ан Лири — «Автор», 2021

2.Гарипова Т. И. Бизнес-ассистент. Лучшие инвестиции в свое будущее / Т. И. Гарипова — «Издательство АСТ», 2019

Интернет-ресурсы:

1.Научная электронная библиотека Elibrary - https://elibrary.ru/